向在履行公务时需要了解个人姓名、SSN、EDIPI 或其他 PII 的人员提供数据库、名册或列表。清理列表以确保 SSN、EDIPI 和/或其他 PII 不会在没有官方知情需要的情况下被第三方(例如,名单上的其他人员)获取或访问,并确保未经主要责任办公室 (OPR) 明确批准,不会进一步分发。这对于召回名册和通信名册非常重要。这些名册上应仅包含必要的最少识别信息(召回名册中不应包含 SSN、EDIPI、出生日期、配偶姓名、子女身份或实际地址)。只有担任领导职务的人员才有权访问通信外出名册,或任何包含人员实际地址的类似名册。
隐私法声明授权:行政命令 9397 (SSN);美国法典第 10 章第 3013 节;DoDD 8500.1 主要目的:为设施指挥官和执法官员提供准确识别信息的方法,以确定申请人是否符合授权访问要求。必须使用 SSN 才能对申请人进行正面识别。存储在自动设施入口 (AIE) 系统中的记录用于支持陆军部的物理安全和信息保证计划,并用于身份验证目的、记录在陆军部注册的个人数据以及生成设施管理报告,供安全官员监控访问陆军设施的个人。其他可接受的身份证明,例如通用访问卡 (CAC)、EDIPI 将用于区分请求进入陆军设施的个人。常规用途:“国防部综合常规用途”在陆军记录系统汇编通知的开头列出。披露:自愿;但是,未能提供所要求的信息将导致拒绝授权访问通行证(或同等证件)并拒绝进入陆军设施。
BOERS 由人力资源人员使用,能够生成标准和临时报告,以协助人事管理和人事行政。报告功能由第三方结构化查询语言 (SQL) 提供。收集的信息不会被保留,而是通过数据库链接刷新到记录系统。BOERS 不是交易系统。它是一个商业智能 (BI) 软件应用程序,允许用户生成具有执行数据挖掘和深入挖掘功能的报告。BOERS 是一个 Web 应用程序,用于查询、报告和分析国防文职人员系统 (DCPDS) 和当前记录市场 (CRM) 数据库中的数据。该系统充当用户和数据之间的守门人,以确保安全并创建更用户友好的数据环境。收集的个人信息类型包括:职位授权和控制信息;职位描述和绩效要素;就业信息;人事数据和人事行动的预计悬念信息;包括薪酬、福利和应得权利数据的财务信息。员工历史信息,包括联邦人力资源人员行动、福利、工作经历、教育、培训和培训交易数据;绩效计划、中期评估、最终评估、结案和评级;专业会计或其他认证或执照;奖励信息和功绩晋升信息;离职和退休数据;民事部署信息和不利及纪律处分数据;安全许可信息。人员信息包括但不限于:员工姓名、员工编号、出生日期、性别;种族和国籍;残疾代码;外语能力和(在多个机构兼职的员工)、电子数据交换人员识别码 (EDIPI) 和通用访问卡 (CAC) 号码;家庭住址、军事记录、教育信息、职位/头衔、军衔/级别、安全信息许可级别、公民身份、家庭/手机电话、邮寄/家庭住址、正式工作地址、工作电子邮件地址、残疾信息、财务信息、社会保险号。