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采购订单应精心准备，因为它是有关各方之间合法合同的基础。因此，签署采购订单的权力也应仅限于选定的负责官员。大公司通常准备五份采购订单。原件发送给供应商。第二份由采购部门保留，供其自己存档和参考。第三份发送给接收部门，作为预期材料的提前通知。第四份发送给成本会计部门，以记录在库存分类帐户的有序栏中。最后一份发送给材料申请部门，作为订单通知和预计收到材料的日期。
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