向在履行公务时需要了解个人姓名、SSN、EDIPI 或其他 PII 的人员提供数据库、名册或列表。清理列表以确保 SSN、EDIPI 和/或其他 PII 不会在没有官方知情需要的情况下被第三方(例如,名单上的其他人员)获取或访问,并确保未经主要责任办公室 (OPR) 明确批准,不会进一步分发。这对于召回名册和通信名册非常重要。这些名册上应仅包含必要的最少识别信息(召回名册中不应包含 SSN、EDIPI、出生日期、配偶姓名、子女身份或实际地址)。只有担任领导职务的人员才有权访问通信外出名册,或任何包含人员实际地址的类似名册。