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在信息说明中，秘书处要重申，所有进入德国的外国代表都必须拥有有效的护照。由外国代表团拥有有效护照和要求签证的参与者强烈建议在收到确认书后尽快与适当的领事当局联系，因为申新签发签证的签证可能会在签证申请日期之日起最多几周。此外，强烈建议参与者确保将完整的文件提交给领事当局。如果不再需要预定的签证约会，请立即取消上述任命，以允许其他签证申请人这个机会。
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