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会议室入口附近设有一张迎宾桌，与会者进入会议室时可以签到并获取信息材料，例如情况说明书。会议室周围设有特定主题的站点，每个站点都有一个或多个海报展示或多媒体视觉辅助工具。每个站点都有主题专家。与会者可以按照自己的节奏在会议室中走动，通常以顺时针方向，并与主题专家一对一交谈。公共开放会议通常安排在特定时间，但不包含议程。设置了桌子供与会者提交口头和口头评论。有时，法庭书记员会记录口头评论。否则，口头评论将由录音机记录。
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