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在 ASHI 委员会和董事会会议期间目标：为在 ASHI 虚拟委员会和董事会会议期间使用 AI 笔记记录器建立结构化流程，确保机密性、准确性并遵守有关数据管理和会议文档的内部政策。范围和应用此政策适用于参与组织、参加或记录虚拟委员会和董事会会议的所有 ASHI 总部工作人员。它概述了使用 AI 笔记记录器记录会议记录同时确保讨论的隐私和机密性的要求。使用 AI 笔记记录器的批准 ASHI 通常不允许录制虚拟会议（有关更多信息，请参阅 ASHI 隐私政策的虚拟会议和网络研讨会录音部分。）默认情况下，AI 笔记记录器会记录虚拟会议的所有视频和音频部分。这些组件存储并处理在 AI 公司建立的美国云基础设施中，但 ASHI 拥有该信息的权利，而 AI 公司则充当数据保管人。因此，使用 AI 笔记记录器时，允许记录隐私政策之外的虚拟会议，但只有 ASHI 总部工作人员才能按照本政策中概述的职责和程序部分访问这些记录。职责 ASHI 总部工作人员负责管理 AI 笔记记录器流程，确保遵守保密规则，并在分发前校对 AI 生成的笔记的准确性。AI 笔记记录器软件只能用于将会议讨论转录为结构化笔记。录音不得共享、保存或下载。此外，录音不得在 72 个工作小时后存储在 AI 软件站点上。程序 AI 笔记记录器设置和记录 ASHI 总部工作人员将为每个委员会和董事会会议启用已批准的 AI 笔记记录器软件。必须在任期开始时通过电子邮件告知委员会成员，AI 笔记记录器将用于转录虚拟委员会和/或董事会会议。委员会和董事会会议议程还应表明正在使用 AI 笔记记录器软件。数据管理和安全 AI 笔记记录器软件将生成并存储临时音频数据以进行转录。任何个人不得共享、查看或访问原始会议记录。笔记校对AI Note Taker 软件生成的所有原始音频数据必须在转录完成后 72 个工作小时内永久删除。
利用人工智能 (AI) 笔记软件的过程
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