记录的功能分析 记录的功能分析涉及识别组织的业务功能和活动。它提供了对组织做什么、如何开展工作的理解，并将其与创建的记录联系起来。功能分析是开始许多记录管理项目的有效方法，特别是在制定记录计划或文件结构时。这是一项基础工作，将使其他记录管理活动得以开展，如《部门和机构记录保存框架：政策和要求》要求 2.1 中所述。入门：资源和范围 分析功能和活动很少是一个独立的项目。它通常与更大的目标相关，应得到高级管理层的支持，并提供适当的资源以有效开展。建议领导分析的个人是记录管理专业人员。如果这是您组织的一个缺口，那么最好由对计划领域的任务、结构和运营有广泛了解或有能力召集员工协同工作的计划/政策分析师或经理来完成分析。在开始之前，应明确定义分析的范围。功能分析可以在单个程序单元中完成，也可以扩展到包括分支机构、分部甚至部门。范围越大，对功能和活动的理解就越广泛（“大局”），但它也更复杂，通常需要专业知识。适合目的的较窄范围（例如，为单个程序区域开发文件结构）更有利于深入研究特定的记录组。确定功能和活动对组织做什么以及为什么做有高层次的理解将为理解它如何做奠定基础。大多数经理都会对这些问题有一个简洁的答案，这些信息通常是简报材料和提交文件的基础。为了支持高层次的描述，您需要进一步探索：