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为什么 L&D 的运营层被破坏——而且它与学习设计无关
了解无代码工作流程自动化如何帮助 L&D 团队简化审批、合规性和培训操作，同时减少手动工作。这篇文章首次发表在 eLearning Industry 上。
来源:eLearning行业 | 在线教育博客修复 L&D 工作流程瓶颈
询问 L&D 领导者是什么拖慢了他们团队的速度，答案几乎从来没有指向学习设计质量。他们指出，供应商协调时间比应有的时间长了三周，因为没有人拥有端到端的流程。内容审批链在做出决定之前会经过五个收件箱，并在单个利益相关者休假时从头开始重新启动。每个审计周期从分散的记录中手动收集合规性文档。通过电子邮件、非正式判断电话以及碰巧最先看到消息的人进行培训请求接收。新的程序授权过程完全取决于一个人知道如何启动它们。
这都不是学习设计问题。这是一个工作流程基础设施问题，而 L&D 作为一种职业，在这个问题上系统性地投资不足，很大程度上是因为 L&D 领导者接受过深入思考学习的培训，而很少接受过思考运营的培训。通常未经检验的假设是，运营摩擦只是完成工作的背景成本——需要管理的问题，而不是需要从结构上解决的问题。
结果是，L&D 职能部门在其产品的质量上投入了大量资金，而其运营层却悄然消耗了不成比例的团队能力。项目已经建立，学习体验也已经设计。它们通常还需要两倍于业务需要的时间来接触学习者，因为围绕它们的开发、批准、协调和交付的流程是临时的、手动协调的，并且结构上效率低下，没有人正式绘制或选择修复。
L&D 等知识工作职能中隐性运营成本的规模已有详细记录，尽管很少专门应用于 L&D。麦肯锡全球研究院的研究发现，知识型员工将 61% 的时间花在工作协调和沟通上，而不是他们受雇从事的技术性工作上。对于运营流程非结构化的 L&D 团队来说，协调时间的很大一部分都消耗在审批追逐、状态检查和手动文档记录上，而结构化工作流程将消除这些工作，而无需额外雇用任何人。
L&D 运营层的成本无人计算
损坏的 L&D 工作流程层的运营成本不会出现在学习效果仪表板或项目满意度报告中。它们以小时为单位出现——L&D专业人员花在协调活动而不是设计工作上的时间，经理等待几天前需要答复的培训请求的时间，手动编译合规文档所花费的时间，精心设计的工作流程将作为正常流程执行的副产品自动生成这些文档。
这些成本是真实的、经常性的，但它们几乎从未被诚实地计算过，因为它们分布在太多的人和太多的流程中，无法加起来形成一个可见的行项目。当教学设计师花费 40 分钟来争取本应花费 10 分钟的内容批准时，这 40 分钟不会出现在报告中。它会在一周内消失。由于没有结构化文档工作流程，当培训协调员根据 LMS 导出和电子邮件确认手动重建合规记录时，这项工作不会出现在预算中。它只是需要无限期地每个审计周期所花费的时间。
合规性文档是最严重的故障点
L&D 运营层基础设施实际上需要是什么样的
运营团队已经学会识别和解决企业工作流程瓶颈的警告信号——每周重复相同的手动步骤，在应该花一天的时间进行审批，但始终需要四天的时间，其输出取决于单个人的可用性的流程——在 L&D 运营中以完全相同的频率和结果出现。他们只受到诊断关注的一小部分，因为 L&D 传统上并不认为自己是工作流程密集型职能，即使其日常运营显然是这样。
L&D 工作流程基础设施故障对组织影响最大的地方（而不仅仅是 L&D 团队的运营成本高昂）是合规性文档。大多数受监管的组织和许多不受监管的组织都有强制性培训要求：特定员工群体必须在规定的时间范围内完成特定计划，并提供必须可检索的完成证据以供监管审查、内部审计或法律尽职调查。
这里的合规风险是巨大的。 IBM 对合规性失败的研究发现，企业合规性失败的平均成本为 1,482 万美元，该数字包括监管罚款、补救成本和声誉损失。虽然并非所有合规失败都源于 L&D 文件缺陷，但培训合规性是金融服务、医疗保健和制造等行业监管执行的记录组成部分。无法按需检索结构化完成证据的 L&D 职能不仅会带来运营上的不便，还会带来合规风险。
只要没有人仔细检查，就可以通过定期 LMS 报告导出和手动电子表格编译来管理这一点。当审核员要求提供特定员工群体在特定时期内的完成记录（按角色、位置和培训计划类型筛选）时，此请求在大多数 L&D 职能中触发的手动重建操作是工作流程合规性管理失败，而不是 LMS 失败，也不是数据可用性失败。底层数据通常是存在的。如果没有经过多天的手动工作，就无法以审计所需的精确形式检索数据的基础设施根本就没有建成。
无代码工作流程平台允许 L&D 团队构建结构化的合规性跟踪工作流程，自动生成可供审计的文档——作为培训交付流程本身的副产品，从完成的那一刻起就进行组织和结构化，而不是在审查到来时在时间压力下回顾性地组装。
L&D 职能最需要的操作工作流程在技术上并不复杂。培训请求接收（一种结构化表单，用于捕获所需内容、将其发送给正确的人员并自动跟踪其状态）是一种表单和路由规则，而不是一个工程项目。内容审批工作流程可以强制执行定义的审核顺序、在审批逾期时发送自动提醒以及生成完整的决策跟踪，只需数小时即可在无代码平台中进行配置。自动生成结构化记录的合规性文档流程是工作流程设计问题，而不是开发项目。
构建此基础设施需要有人选择将 L&D 操作视为工作流程设计问题 - 将相同的流程规则应用于 L&D 如何运行自己的工作，就像 L&D 在帮助其他职能部门优化其工作时所应用的那样。 L&D 运营的工作流程治理框架意味着定义的接收流程、具有明确所有权的记录审批链、不依赖于个人记忆的自动跟进以及以可检索形式存在的结构化记录，无需手动组装。这意味着 L&D 职能具有可操作的弹性，其输出质量并不取决于本周谁恰好在办公室，因为产生输出的流程是结构化的、记录在案的，并且始终如一地执行，无论任何一天谁在运行它们。