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数字记录已经取代了纸质记录曾经承担的许多功能。与旧记录一样，数字记录包含政府责任、公民权利、公共和私人经济活动和金融交易/义务、科学项目以及历史事件和趋势的证据。然而，如果要确保数字记录的可追溯性和保存性，数字媒体本身的规模、复杂性和发展速度就需要对数字记录进行谨慎和一致的管理。数字记录的完整性和可访问性也依赖于其整个生命周期的规划、记录和承诺的保管，其程度甚至比纸质记录更高。数字信息特别容易受到软件和硬件变化的影响。数字存储媒体，尤其是访问技术，也容易损坏。与所有其他媒体或记录技术一样，数字技术也容易出现错误、误用或欺诈。简而言之，要想在今天、明天和下个世纪使用，数字记录必须得到适当的管理和长期（在某些情况下是永久）保存。对于被视为永久或存档的数字记录，其耐用性需要接近微缩胶片的耐用性。为了确保具有持久历史、证据或法律价值的记录的安全性和保存，尤其是在发生人为或自然灾害的情况下，微缩胶片是首选，因为它不依赖于复杂的技术。经过适当处理和保存的微缩胶片可以保存数百年，可以用放大镜和光线读取。根据 GS § 8-45.1 (a)，微缩胶片也是可接受的证据介质。还应注意，GS § 8-45.1 (b) 和 GS § 153A-436 (f) 明确禁止使用“计算机可读存储介质”来“保存副本……或保存永久有价值的记录……除非经文化资源部明确批准……”。 （请参阅下文“最佳实践---法律可采性标准”中的 GS § 8-45.1（a）和（b）以及 GS § 153A-436 的文本。）
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